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Die verborgene Ursache hinter ineffektiven Meetings und wie du sie lösen kannst
Das Thema Meetings ist in vielen Unternehmen ein heißes Eisen. Das Wort allein löst Unbehagen und rollende Augen aus. Besprechungen werden oft als Zeitverschwendung empfunden, die mehr Frust als Fortschritt bringen.
Dabei erlebe ich, dass es nicht das Zusammenkommen an sich ist, welches die Menschen stört, sondern die Art und Weise, wie Meetings in Unternehmen gestaltet und organisiert werden.
In diesem Artikel tauchen wir tief in die Ursachen ineffizienter Meetings ein und du erfährst Lösungen, wie du eure Meeting-Kultur von Grund auf verändern kannst.
Wir werden die häufigsten Symptome ineffektiver Besprechungen aufdecken, die wahren Ursachen dahinter analysieren und dir praktische Lösungsansätze an die Hand geben. Dieser Leitfaden wird dir helfen, eure Meetings in produktive, inspirierende Zusammenkünfte zu verwandeln.
Symptome ineffizienter Meetings erkennen
Es gibt kaum ein Projekt, Leadership Coaching oder Workshop, in welchem nicht früher oder später das Thema und die damit verbundenen Klagen angesprochen werden:
"Unsere Meetings sind wenig zielführend."
"Dieses Meeting hätte eine E-Mail sein können." (Klassiker)
"Das Meeting war nicht effizient."
"Im Meeting wurde viel Zeit mit irrelevanten Themen verschwendet."
"Die Diskussionen waren nicht fokussiert und zielführend."
"Es fehlen konkrete Ergebnisse oder nächste Schritte nach dem Meeting."
Lass uns einen kurzen Check-in zum Thema machen: Wie zufrieden bist du mit euren Meetings?
Bewerte auf einer Skala von 1 bis 10:
1: Unsere Meetings sind eine Katastrophe und bereiten Kopfzerbrechen.
10: Unsere Meetings sind hochwirksam und machen mich glücklich.
Liegt deine Einschätzung unter 7? Dann ist dieser Artikel genau das Richtige für dich. Er ist an vielen Punkten sehr klar und ehrlich #nosugarcoating, und bringt auf den Punkt, was du zum Thema Meeting-Kultur und nachhaltige Lösungen wissen musst.
Symptome ineffizienter Meetings erkennen
Die Analyse von Themen und Problemen in der Tiefe, hilft uns, die echten Ursachen sichtbar und verständlich zu machen, um wirklich wirksame Lösungen implementieren zu können.
In der Praxis wird oft versucht, schnelle und/oder oberflächliche Lösungen umzusetzen, damit das Thema vom Tisch ist. Ansätze wie zum Beispiel die Einführung fester Meeting-Zeiten, eine Agenda oder kürzere, effizientere Meetings bringen oft nur kurzfristig Erleichterung. Sie behandeln nur die Symptome der ineffizienten Meeting-Kultur und nicht deren Ursachen. Lass‘ uns tiefer tauchen und die wahren Gründe aufdecken.
Die häufigsten Symptome, welche wir beobachten können, sind:
Zu viele Meetings
Mangelnde Struktur
Unnötige Teilnehmende
Fehlende Entscheidungen
Zeitverschwendung
Technologieprobleme
Unklare Verantwortlichkeiten
Wir können jetzt die Methode der 5 Why nutzen, und würden am Ende immer wieder auf die gleichen Antworten kommen. Die echten Ursachen der oben genannten Symptome sind auf die grundlegende Ebene der menschlichen Psychologie, soziale Dynamiken und systemische Unternehmensstrukturen zurückführen.
7 Kernprobleme ineffizienter Meeting-Kulturen
Fehlende Klarheit und Prioritätensetzung: In vielen Unternehmen fehlen klare Prioritäten und/oder eine eindeutige strategische Ausrichtung. Dies führt oft dazu, dass Entscheidungen und Diskussionen in Meetings stattfinden.
Tiefere Ursache: Mangelnde Vision und Werte.
Wenn ein Unternehmen keine klaren Werte oder Visionen hat, fehlen die Koordinaten für die Richtung. Dies führt zu Unsicherheiten und inkonsistenten Entscheidungen, was in dem erhöhten Bedarf an Meetings endet, um ständig neu zu fokussieren.
Häufig erleben wir hier eine unsichere oder ambivalente Führung, die noch keine klare Richtung vorgibt, sei es aus Angst vor Fehlern, aufgrund unzureichender Erfahrung oder unzureichende Bedeutung von Strategie, Vision und Werte.
Fehlende Führungskompetenzen: In der Praxis erlebe ich Führungskräfte, denen noch die Kompetenz fehlt, Meetings effektiv zu leiten. Dies beginnt mit der Schwierigkeit, klare Agenden aufzusetzen, Entscheidungen zu treffen oder die Diskussionen auf das Wesentliche zu lenken. Dadurch werden Meetings langwierig und ineffizient.
Tiefere Ursache: Unzureichende Weiterbildungen und persönliche Entwicklung.
Es fehlt an konstanter Weiterbildung in effektiver und wirklich wirksamer Führung. Zudem können auch die emotionalen und sozialen Kompetenzen fehlen, um Teams erfolgreich zu leiten. Häufig liegt der Fokus in Sachen Führung mehr auf der fachlichen Expertise als auf der eigentlichen Führungskompetenz.
Führung hat sich zudem in den letzten 10-15 Jahren stark verändert, und die Anforderungen durch die Digitalisierung haben sich gewandelt. Hier besteht massiver Nachholbedarf in der Entwicklung von persönlichen und emotionalen Führungskompetenzen sowie Methoden und Tools, Menschen in einer digitalen Welt erfolgreich zu führen.
Kultur der Kontrolle und Absicherung: In vielen Organisationen herrscht noch eine Kultur der Kontrolle, in der Führungskräfte das Bedürfnis haben, ständig informiert zu sein oder Entscheidungen selbst zu treffen. Wirksame Kollaboration und klare Verantwortlichkeiten Fehlanzeige. Dies führt dazu, dass Meetings zur Informationsweitergabe oder zur Abstimmung abgehalten werden.
Tiefere Ursache: Die Angst vor Fehlern und der Verlust der Kontrolle.
Eine Kultur der Kontrolle ist häufig das Produkt von Angst – Angst, Fehler zu machen, Verantwortung zu übernehmen, oder Kontrolle zu verlieren. Diese Ängste sind zum einen innerhalb der deutschen Kultur verankert (German Angst), zum anderen können diese von persönlichen Unsicherheiten der Führungskräfte oder von früheren negativen Erfahrungen im Unternehmen herrühren, die ein Klima des Misstrauens erzeugt haben.
Mangel an Vertrauen und Eigenverantwortung: Wenn Mitarbeitende nicht das Vertrauen haben, Entscheidungen eigenständig treffen zu können, werden sie eher Meetings einberufen, um sich abzusichern oder Feedback einzuholen. Ein Mangel an Vertrauen führt auch dazu, dass mehr Personen in Meetings eingeladen werden, um die Verantwortlichkeiten zu teilen.
Tiefere Ursache: Misstrauen und Unsicherheit.
Wenn Führungskräfte und Mitarbeitende einander nicht vertrauen, entstehen Strukturen, die Eigenverantwortung untergraben und die Notwendigkeit ständiger Abstimmung und Kontrolle fördern.
Das Thema der fehlenden Verantwortungsübernahme ist ähnlich wie das der Angst auf manchen Ebenen in der deutschen Kultur verankert. Zum anderen kann dies auf tief verwurzelte Unsicherheiten, geringe Selbstwirksamkeitserwartungen oder vergangene Erfahrungen zurückzuführen sein.
Organisatorische Silos und mangelnde Kommunikation: In Unternehmen mit starken Silos oder Kommunikationsbarrieren zwischen Abteilungen werden Meetings oft zur Abstimmung und Informationsweitergabe genutzt, weil es keine effektiveren Kommunikationswege gibt.
Tiefere Ursache: Fragmentierung und Konkurrenzdenken.
Silos entstehen oft durch strukturelle Fragmentierung und interne Konkurrenz zwischen Abteilungen, die zu einem „Wir gegen die“-Denken führen. Dies kann von einer Unternehmenskultur genährt werden, die Wettbewerb über Zusammenarbeit stellt, oder von einer fehlenden ganzheitlichen Sichtweise innerhalb der Führung.
Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten: Immer wieder erlebe ich in der Praxis, dass Rollen und Verantwortlichkeiten nicht klar definiert sind. Es besteht die Tendenz, Entscheidungen in Gruppen zu treffen, was zu einer höheren Anzahl von Meetings führt. Zudem wird ohne eine klare Verantwortlichkeit die Umsetzung von Vorhaben nach einem Meeting fast unmöglich.
Tiefere Ursache: Unscharfe Organisationsstrukturen.
Wenn die Struktur eines Unternehmens unscharf oder instabil ist, sind Rollen und Verantwortlichkeiten oft schwimmend, was zu Verwirrung und dem Bedürfnis nach ständiger Abstimmung führt. Dies kann auf eine mangelnde strategische Planung und mangelnde Definition von Unternehmenszielen zurückzuführen sein, was in organisch gewachsenen oder schnell wachsenden/chaotischen Unternehmen häufiger vorkommt.
Überlastung und Zeitmanagement-Probleme: Mitarbeitende, die überlastet sind oder über noch kein gutes Zeitmanagement verfügen, neigen dazu, Meetings zu nutzen, um Arbeit aufzuschieben oder Verantwortung zu verteilen. Meetings werden zur Flucht vor produktiver Arbeit, was die Gesamtproduktivität des Unternehmens beeinträchtigt.
Tiefere Ursache: Überforderung und ineffektive Arbeitskultur.
Eine übermäßige Arbeitslast und ein mangelndes Bewusstsein für effiziente Arbeitsweisen führen zu einem Kreislauf, in dem Meetings als Flucht oder als Puffer genutzt werden. Eine Unternehmenskultur, die Produktivität mit ständiger Verfügbarkeit und Arbeitslast gleichsetzt, anstatt auf Ergebnisorientierung und effektives Zeitmanagement zu setzen.
Focus on management by output, not by activity.
Die 7 Punkte zeigen, dass viele der Probleme, die sich in der Meeting-Kultur eines Unternehmens manifestieren, auf tieferliegende psychologische, kulturelle und strukturelle Faktoren zurückzuführen sind.
Diese Faktoren zu adressieren, ist oft langwieriger und auch komplex, da sie grundlegende Veränderungen im Unternehmen, Führung und Mitarbeitenden erfordern.
Langfristig gezielte Maßnahmen wie Klarheit in Vision, Werten und Strategie, die Förderung einer Kultur des Vertrauens und der Eigenverantwortung, das Coaching von Führungskräften, sowie die Einführung klarer Kommunikations- und Entscheidungsprozesse können hier nachhaltig einen Unterschied machen.
Der Schlüssel zur Veränderung: Vertrauen und Eigenverantwortung aufbauen
Was kannst du jetzt konkret tun, um die Meeting-Kultur in deinem Unternehmen zu verbessern? Grundsätzlich sind die oben genannten Punkte wie die Einführung fester Meeting-Zeiten, Meetings nur noch mit klarer Agenda sowie kürzere Meetings ein erster Schritt zur Lösung.
Um die Meeting-Kultur nachhaltig zu verbessern, konzentriere dich auf den Aufbau von Vertrauen und Eigenverantwortung. Dieser Ansatz hat meiner Erfahrung nach den größten Einfluss auf die anderen Problembereiche.
Vertrauen ist die fundamentale Grundlage für eine gesunde und wirksame Unternehmenskultur. Wenn Vertrauen aufgebaut wird, können viele andere Probleme, wie die Kultur der Kontrolle, mangelnde Kommunikation und unklare Rollen, ebenfalls verbessert werden. Wenn Mitarbeitende Vertrauen spüren, übernehmen sie eher Verantwortung für ihre Aufgaben, was die Anzahl und Dauer von Meetings reduziert. Teams neigen dazu, weniger Meetings einzuberufen.
Ein Umfeld des Vertrauens fördert zudem die offene und transparente Kommunikation. Dies kann organisatorische Silos abbauen und die Notwendigkeit von Meetings verringern, die nur dazu dienen, Informationen auszutauschen, welche auch auf andere Weise zugänglich gemacht werden könnten.
Vertrauen ist die Bereitschaft, das Risiko einzugehen, dem Anderen eine gute Absicht zu unterstellen
Step-by-Step zu einer Kultur mit Vertrauen und Eigenverantwortung
Klare Kommunikation und Transparenz
Kommuniziere offen und regelmäßig über Ziele, Herausforderungen und Entscheidungsprozesse. Dies schafft Transparenz, da alle wissen was vor sich geht.
Delegation von Verantwortung
Ermögliche eigenständige Entscheidungen und definiere hierfür Entscheidungs- und Budgetrahmen, in welchen Mitarbeitende frei agieren können. So schaffst du Raum für eine offene Fehlerkultur.
Weiterentwicklung und Coaching
Fördere emotionalerIntelligenz und Konfliktlösung sowie Moderation und Teamkollaboration. Lasst euch hier auch von einem externen Facilitator oder Coach unterstützen.
Weitere Reflektion Vertrauen
Was bedeutet für dich und dein Team das Thema Vertrauen und Eigenverantwortung?
Wann vertraust du jemandem?
Was brauchst du um zu vertrauen?
Weitere Reflektion Meetings
Wie wollt ihr eure Meetings wirklich gestalten?
Welche Meetings haltet ihr für sinnvoll, welche Meetings können gegebenfalls gestrichen werden?
Für welche Meeting braucht es ein neues Format wie zum Beispiel eine Review, eine Retro oder eine Kurz-Workshopformat.
Fazit: Der Weg zu effektiven und inspirierenden Meetings
Durch die Fokussierung auf Vertrauen und Eigenverantwortung legst du den Grundstein für nachhaltig effiziente Meetings und eine positive Unternehmenskultur.
Dein Reminder:
Ineffiziente Meetings sind oft nur Symptome tieferliegender Probleme.
Vertrauen und klare Kommunikation sind der Schlüssel zu produktiven Besprechungen.
Eine Kultur der Eigenverantwortung reduziert überflüssige Meetings und steigert die Effizienz.
Kontinuierliche Reflexion und Anpassung Ihrer Meeting-Praktiken sind essenziell.
It's allowed to be easy. Wie sehen Meetings aus, die Freude machen?
Indem du diese Prinzipien in deinem Unternehmen umsetzt, werden Meetings nicht länger als notwendiges Übel, sondern als wertvolle Plattformen für Zusammenarbeit und Innovation geschätzt. Beginne noch heute damit, eure Meeting-Kultur zu optimieren – deine Teams und ihre Produktivität werden es dir danken!
Du möchtest die Meeting-Kultur in deinem Unternehmen optimieren und möchtest dabei Unterstützung?
Schreibe mir gerne eine E-Mail an mail@flobergthiel.de oder rufe mich direkt an, um individuelle Lösungen für eure spezifischen Meeting-Herausforderungen zu erhalten.
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